Tổng đài tự động: Lợi ích, tính năng và ứng dụng thực tế

Doanh nghiệp muốn giữ chân khách hàng và có được mức doanh thu ổn định thì việc dùng tổng đài tự động là một sự lựa chọn tốt. Đặc biệt, xuất phát từ nhu cầu chăm sóc khách hàng 24/7, chức năng tự gọi lại – Auto Call ngày càng trở nên phổ biến. Sử dụng tổng đài ảo cũng là giải pháp hiệu quả, giúp tiết kiệm đến 80% chi phí liên lạc cho doanh nghiệp.

Giải pháp tổng đài ảo đang được xem là “vị cứu tinh” hàng đầu hiện nay và ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu ưu điểm của auto call. Để hiểu rõ hơn về lợi ích của tổng đài tự động cũng như những tính năng đặc biệt, thông tin về chi phí và các bước lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp, CGV Telecom sẽ tổng hợp chi tiết trong bài viết sau đây.

Tổng đài tự động là gì?

Tổng đài gọi tự động (tên tiếng anh là Automated Call System/Service) là giải pháp tổng đài có tính năng gọi tự động. Đây là một kỹ thuật tiên tiến phục vụ tốt cho truyền thông đại chúng, nó có khả năng gọi đến hàng trăm thậm chí là hàng ngàn cuộc gọi tự động. Tất cả nội dung cuộc gọi đều được ghi âm sẵn đến người dùng ngay lập tức và đồng thời, kịch bản ghi âm được cài đặt chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa nguồn lực telesale cho doanh nghiệp!

Tổng đài gọi tự động là gì?

Lợi ích của tổng đài tự động đối với doanh nghiệp

Tiếp cận nhiều khách hàng đơn giản

Dùng tổng đài gọi tự động sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện cuộc điện thoại gọi tự động chính xác đến từng phân khúc khách hàng theo từng chiến dịch. Không chỉ vậy, tất cả các cuộc gọi đến khách hàng đều được quản lý rất khoa học, báo cáo chi tiết và tổng quan nhất. Việc quản lý cuộc gọi giúp cho việc tổng hợp được thông tin/feedback từ khách hàng và sự điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho hiệu quả.

Tần số liên lạc khách hàng được gia tăng

Khi số lượng data khách hàng quá lớn, thậm chí lên tới hàng triệu người, doanh nghiệp muốn thông báo về chương trình ưu đãi, thu hút khách hàng trong thời gian ngắn thì tổng đài gọi tự động chính là sự lựa chọn tốt nhất. Muốn cắt giảm chi phí thuê người gọi điện doanh nghiệp cần tận dụng giải pháp tổng đài tự động để đảm bảo tần số liên lạc.

Không cần nhân sự tham gia

Với tính năng tự động hóa, tối ưu thời gian, doanh nghiệp sẽ không cần quá nhiều nhân sự vận hành như trước nữa. Đây chính là giải pháp giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí về mặt nhân sự nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc cao nhất.

Lợi ích của tính năng gọi tự động

CSKH/Bán hàng theo kịch bản có sẵn

Tổng đài viên trao đổi với khách hàng thường mắc phải 1 lỗi cơ bản đó là thiếu/ bỏ lỡ thông tin. Thế nhưng, khi dùng giải pháp tổng đài tự động, tất cả thông tin cần thiết để gửi tới khách hàng sẽ được tích hợp sẵn trong một file ghi âm. Thông tin này còn được gọi là kịch bản ghi âm, nhờ đó doanh nghiệp sẽ đảm bảo được lượng thông tin cần thiết tới khách hàng.

Dễ dàng tích hợp với phần mềm từ bên thứ 3

Hệ thống tổng đài tự động có khả năng kết nối API với phần mềm bên thứ 3 như Facebook, Zalo, CRM… thuộc các nhà cung cấp: Zoho, Saleforce, Zendesk, Microsoft Dinamic,… Tính năng này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp hiện nay đã và đang phát triển kênh bán hàng online.

Ghi nhận đơn hàng tự động

Không chỉ gọi ra giới thiệu sản phẩm, quảng bá dịch vụ, khi có đơn hàng phát sinh, hệ thống tổng đài cũng ghi nhận đơn hàng. Nhờ đó, doanh số bán hàng cũng được tăng lên đáng kể.

Tính năng nổi bật của tổng đài gọi tự động

Tổng đài ảo có nhiều tính năng nổi bật cho doanh nghiệp, nổi bật nhất đó là:

• Phân phối cuộc gọi một cách thông minh
• Quản lý tốt quan hệ khách hàng
• Trả lời tự động nhanh chóng và nhận dạng giọng nói chính xác
• Thực hiện gọi ra đồng thời, nhanh chóng
• Lưu trữ thông tin cuộc gọi tự động
• Báo cáo hiệu quả hoạt động chi tiết

Tổng đài tự động có nhiều tính năng nổi trội

Các lĩnh vực phù hợp với giải pháp tổng đài tự động

Một số lĩnh vực phù hợp với giải pháp tổng đài tự động có thể kể đến như:

• Viễn thông/ Internet/Di động
• Ngành Điện/ Nước/Hành chính công
• Ngân hàng/ Bảo hiểm/Tổ chức tài chính
• Cơ quan hành chính/Viễn thông
• Dịch vụ thương mại
• Bán lẻ/ Vận tải
• CPN/Logistic
• Y tế/ Hàng không

Ứng dụng tổng đài tự động trong thực tế

Quy trình triển khai hệ thống gọi tự động thường được thực hiện như sau:

• Khảo sát hạ tầng.
• Đưa ra phương án và kế hoạch thực hiện phù hợp.
• Lắp đặt thiết bị và chuẩn bị hạ tầng trước lắp đặt.
• Cài đặt và lắp đặt hệ thống và đấu nối nhà mạng.
• Hướng dẫn sử dụng và quản trị.
• Chạy thử và theo dõi.
• Chạy chính thức
• Nghiệm thu.

Thời gian hoàn tất cài đặt và đi vào hoạt động nhanh chóng, giúp doanh nghiệp có thể tối ưu thời gian để tập trung vào hệ thống kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.

Tại sao nên chọn tổng đài tự động của CGV Telecom?

Tổng đài tự động hiện đang được đánh giá là một trong những dịch vụ mũi nhọn trong các giải pháp chuyển đổi số mà CGV Telecom đang triển khai cho rất nhiều các doanh nghiệp và tổ chức.

CGV Telecom cung cấp tổng đài gọi tự động với đầy đủ tính năng tích hợp cho khách hàng

CGV Telecom là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp số hóa doanh nghiệp đa lĩnh vực như: CRM, ERP, Phần mềm, Thiết kế Website, Ứng dụng Mobile, Digital Marketing, WiFi Marketing, Trí tuệ nhân tạo (AI),..

Là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp số hóa doanh nghiệp, CGV Telecom luôn đề cao sứ mệnh phục vụ khách hàng của mình. Chúng tôi luôn sẵn sàng và nghiêm túc tiếp nhận những đóng góp của khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ của mình.

CGV Telecom cũng có đội ngũ nhân sự và cố vấn là những chuyên gia hàng đầu luôn sẵn sàng hỗ trợ tư vấn, support nhanh chóng thuận tiện. Với ưu thế trong việc tư vấn, tích hợp và vận hành đa kênh, CGV Telecom chính là đơn vị triển khai mà bạn đang tìm kiếm!

Trên đây là những lợi ích mà tổng đài tự động mang đến cho doanh nghiệp. Với những tính năng tuyệt vời kể trên, tổng đài tự động CGV Telecom chính là giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp hiện nay. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng nhất về gói dịch vụ tổng đài gọi tự động uy tín và chuyên nghiệp.