Tổng đài ảo VoIP – Tối ưu hiệu suất và quản lý công việc hiệu quả

Hiện nay tổng đài ảo VoIP đã và đang trở thành một trong những từ khóa nhận được sự quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong hoạt động chăm sóc khách hàng. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu bởi những ưu điểm nổi bật của dịch vụ này luôn cập nhật nhanh chóng, đáp ứng tối ưu những yêu cầu từ phía khách hàng. Vậy hiểu đúng như thế nào về tổng đài VoIP đối với cá nhân và doanh nghiệp? Lựa chọn hệ thống tổng đài thông minh VoIP tại nhà cung cấp nào uy tín? Tất cả sẽ được nhanh chóng giải đáp ngay dưới bài viết sau chắc chắn sẽ đem đến những thông tin hữu ích cho mọi người.

Khi ngày càng có nhiều người tìm kiếm về dịch vụ tổng đài điện thoại VoIP càng chứng tỏ loại hình này đem đến nhiều lợi ích trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, khi thời địa công nghệ hiện nay càng khiến VoIP được ứng dụng trên mọi ứng dụng miễn phí từ Zalo, Facebook,… VoiIP là từ viết tắt của Voice Internet Protocol được hiểu là truyền âm thanh của giọng nói thông qua sự hoạt động của các mạng như LAN, WAN, Internet một cách tối ưu nhất. Với lợi thế nổi bật hơn nhiều lần về hình thức so với công nghệ gọi thoại truyền thống trước đây càng khiến tổng đài ảo VoIP nhận được sự quan tâm của mọi người khiến các doanh nghiệp không nên bỏ lỡ. 

CGV Telecom là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp hệ thống tổng đài ảo (VOIP) đến với nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn tại Việt Nam nhằm hỗ trợ quản lý và chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Ngay bây giờ, mời quý vị cùng tìm hiểu một số thông tin quan trọng, đặc biệt là những chia sẻ ở phần cuối bài viết của chúng tôi nhé.

Giới thiệu về Tổng đài ảo VoIP

Trong vài năm khi sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, dịch vụ số khiến VoIP trở thành một trong những sự ưu tiên hoạt động chăm sóc khách hàng hướng đến sự tận tình, chu đáo nhất. Vậy câu hỏi được đưa ra ở đây là hiểu đúng, hiểu đủ như thế nào về tổng đài điện thoại IP sẽ được nhanh chóng giải đáp ngay sau đây. 

Tổng đài điện thoại thông minh trên nền tảng đám mây

>>> Tham khảo chi tiết: VoIP là gì

Tổng đài ảo VoIP là gì?

Tổng đài VoIP là một dịch vụ tổng đài điện thoại được triển khai dựa trên chính nền tảng Internet và sử dụng mạng LAN mà không cần phải thi công bất cứ đường dây nào riêng biệt khác. Với nhiều ưu thế nổi bật so với tổng đài Analog truyền thống trước đây thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng vô cùng hiện đại.

Những ưu điểm của việc sử dụng Tổng đài ảo VoIP trong doanh nghiệp

CGV Telecom hiện đã và đang là một công ty tiên phong về cung cấp, triển khai hệ thống tổng đài VoIP do đó những ưu điểm về VoIP là những điều mà chúng tôi đang nắm rất rõ. Cụ thể về ưu điểm của việc sử dụng tổng đài điện thoại trực tuyến VoIP trong doanh nghiệp như sau:

• Miễn phí gọi nội bộ: VoIP cho phép kết nối nội bộ qua Internet không bị giới hạn bởi vị trí địa lý tại nhiều chi nhánh khác nhau trong cùng một doanh nghiệp.
• Quản lý vận hành dễ dàng: Trường hợp thay đổi địa điểm văn phòng thì việc quản lý vận hành, setup,… cũng nhanh chóng, đơn giản.
• Mở rộng nhanh chóng: Nếu muốn mở rộng hệ thống doanh nghiệp chỉ cần bổ sung thiết bị cần thiết mà không quá phức tạp.
• Vượt trội về tính năng: Với tổng đài điện thoại VoIP cho doanh nghiệp có nhiều sự vượt trội về tính năng như ghi âm, tự động trả lời, điều phối cuộc gọi,…
• Không giới hạn cuộc gọi đồng thời: Đây chính là ưu điểm nhận được sự ưa chuộng của doanh nghiệp khi hạn chế được tình trạng máy bận, mất liên lạc khiến VoIP có thể nhận được nhiều cuộc gọi cùng lúc. 

Tổng đài ảo là gì? Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp nào tốt nhất?

Các tính năng nổi bật của Tổng đài ảo VoIP

Điểm qua một số tính năng được đánh giá là nổi bật của tổng đài VoIP giúp các cá nhân cũng như các doanh nghiệp có những nhận định đầy đủ hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm tối đa về chi phí, cụ thể:

• Không cần thay đổi số điện thoại khi cần chuyển sang hệ thống tổng đài VoIP
• Quá trình lắp đặt tổng đài ảo VoIP được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng
• Tính năng quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau
• Dễ dàng ghi âm mọi cuộc gọi nếu cần thiết
• Hiển thị đầy đủ và chính xác về lịch sử cuộc gọi
• Tính năng tích hợp đầu số cũng như quản lý, cài đặt điện thoại VOIP thông qua hệ thống Website. 

Ứng dụng của Tổng đài ảo VoIP

Tùy vào mục đích cũng như các nhu cầu sử dụng khác nhau của cá nhân, doanh nghiệp mà tổng đài điện thoại VoIP cũng sẽ có những ứng dụng với mục đích khác nhau. Vậy những ứng dụng cụ thể của tổng đài điện thoại VoIP cho doanh nghiệp sẽ được phân tích ngay dưới đây sẽ đem lại những thông tin cần thiết.

Những tính năng có thể ứng dụng trong Dịch vụ Tổng đài điện thoại VoIP của CGV Telecom

Ứng dụng OTT (Over the top app): Đây là ứng dụng về âm thanh và hình ảnh được cung cấp trên chính nền tảng Internet mà không một nơi nào có thể can thiệp vào; những ứng dụng OTT hiện nay đều sử dụng công nghệ VoIP để thực hiện mọi cuộc gọi thường là: Zalo, Facebook, Viber, Skype,…

Ứng dụng tổng đài, Điện thoại VoIP, Softphone: tổng đài VoIP còn ứng dụng vào việc xây dựng hệ thống điện thoại VoIP và các thiết bị đầu cuối như IP phone, softphone, gateway,… đa dạng hiện nay. 

Phần mềm tổng đài ảo – Giải pháp hỗ trợ CSKH toàn diện

Sự khác nhau giữa Tổng đài ảo VoIP và tổng đài PBX

Nếu đang băn khoăn về sự khác nhau giữa tổng đài ảo VoIP và tổng đài PBX mà vẫn chưa có những câu trả lời đầy đủ và chính xác thì những thông tin được chia sẻ bên dưới chính là những điều quan trọng. Những điểm khác nhau dễ nhận biết giữa hai loại tổng đài VoIP và PBX đó là:

Khác biệt về tổng đài kết nối người dùng

• Tổng đài VoIP kết nối người dùng đơn giản và nhanh chóng thông qua Internet.
• Tổng đài PBX kết nối người dùng qua đường dây điện thoại tiêu chuẩn.

Khác biệt về cấu hình

• Tổng đài VoIP đa dạng về cấu hình khi có thể thiết lập được nhiều cuộc gọi đến nhiều số khác nhau.
• Tổng đài PBX lại sử dụng cấu hình để định tuyến cuộc gọi đến phần mở rộng hoặc chuyển tiếp các cuộc gọi đến số cụ thể mà không linh hoạt.

Khác biệt về thiết bị điện thoại

• Tổng đài ảo VoIP có thiết bị và cách làm việc linh hoạt mà không cần đến những thiết bị chuyên dụng chỉ cần có kết nối Internet và tư vấn viên không cần cố định một chỗ gò bó.
• Tổng đài PBX vẫn sử dụng các thiết bị truyền thống như điện thoại bàn, điện thoại không dây nên giới hạn cuộc gọi cũng như đòi hỏi tổng đài viên cần túc trực 24/7.

Khác biệt về hiệu suất hoạt động

• Tổng đài VoIP thực hiện qua mạng Internet nên hạn chế về băng thông từ nhà cung cấp dịch vụ và đường truyền nên đôi khi ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi.
• Tổng đài PBX thực hiện trên điều kiện nội bộ doanh nghiệp, lượng người dùng nên nhân sự là người quyết định hiệu suất mà không bị tác động bởi các yếu tố ngoài. 

Tổng đài điện thoại đám mây và PBX khác nhau như thế nào?

Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp Miễn phí

Lựa chọn Tổng đài ảo VoIP phù hợp cho doanh nghiệp

Vậy phải làm sao để có thể lựa chọn tổng đài điện thoại ảo VoIP phù hợp nhất đối với các doanh nghiệp luôn là vấn đề cần giải quyết nhanh chóng và triệt để. Và những tiêu chí để lựa chọn tổng đài VoIP được làm rõ ngay dưới đây chính là những điều không nên bỏ lỡ:

• Sự đa dạng về tính năng: ngoài những tính năng cơ bản cần trang bị nhiều tính năng khác nhau đính kèm tài liệu, cuộc họp ảo, ghi âm,… sẽ giúp doanh nghiệp có hiệu suất làm việc tốt nhất.
• Sự tích hợp đa dạng chức năng: với các chức năng tích hợp cơ bản từ tự động gọi, gửi thông báo, cuộc họp,… chính là khẳng định về một tổng đài điện thoại VoIP chất lượng cao đến doanh nghiệp.
• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí: chỉ cần doanh nghiệp có kết nối Internet là có thể sử dụng VoIP một cách đơn giản nhất mà không mất nhiều thời gian và chi phí.
• Sự nắm bắt thông tin khách hàng: Tổng đài điện thoại VoIP giá rẻ và chất lượng cao dần thay thế hoàn toàn PBX khi có nhiều ưu điểm, tính năng vượt trội giúp ghi lại thông tin khách hàng nhanh chóng và chính xác.
• Sự dễ dàng khi lắp đặt và sử dụng: chỉ cần có kết nối Internet sẽ giúp VoIP hoạt động nhanh chóng mà không giới hạn về vị trí hoạt động. 

Tại sao nên lựa chọn CGV Telecom để triển khai Tổng đài ảo VoIP?

Trước vấn đề tại sao nên lựa chọn CGV Telecom để triển khai tổng đài điện thoại VoIP thì những giải đáp cụ thể ngay dưới đây chính là những điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm.

• Kinh nghiệm lâu năm: CGV Telecom tự hào là một trong những đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực viễn thông cũng như đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam.
• Chi phí phù hợp: Hiện nay CGV Telecom đã và đang cung cấp đa dạng với nhiều gói dịch vụ tổng đài VoIP với nhiều mức giá khác nhau phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp cũng như kinh phí dự trù ban đầu. Đặc biệt tại thời điểm nền kinh tế đang có nhiều biến động CGV Telecom đã tung ra nhiều mức giá ưu đãi, giảm giá, khuyến mãi vô cùng hấp dẫn đến với các doanh nghiệp có nhu cầu.
• Dịch vụ tận tâm-chuyên nghiệp: CGV Telecom hiện đang sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên với nhiều năm kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, thường xuyên được nâng cao tay nghề sẽ đảm bảo dịch vụ triển khai, bảo trì tổng đài điện thoại doanh nghiệp VoIP một cách chuyên nghiệp và tận tâm nhất. Đội kỹ thuật viên của CGV Telecom luôn hỗ trợ các doanh nghiệp 24/7 trong mọi vấn đề nếu có phát sinh.
• Khả năng tùy chỉnh dịch vụ tối ưu: CGV Telecom không chỉ cung cấp các gói dịch vụ tổng đài VoIP mà còn tùy chỉnh để đảm bảo sự phù hợp đối với nhu cầu cũng như mong muốn khác nhau đến từ phía quý khách hàng. Bởi lẽ không phải doanh nghiệp nào cũng có yêu cầu giống nhau sự tùy chỉnh để phù hợp chính là thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc của CGV Telecom.
• Luôn hỗ trợ khách hàng nhiệt tình: Với đội ngũ nhân viên tư vấn, chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ mọi vấn đề của khách hàng một cách tốt nhất, nhanh chóng nhất nếu có bất cứ những thắc mắc liên quan đến dịch vụ của CGV Telecom.
• Cam kết bảo mật thông tin: CGV Telecom luôn xác định vấn đề bảo mật thông tin và quan trọng và cần thiết nên sự cam kết về thông tin của khách hàng, sự riêng tư về các cuộc gọi sẽ được ký kết bằng văn bản giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm. 

Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center – CGV Telecom

Cách triển khai Tổng đài ảo VoIP của CGV Telecom

Về việc triển khai tổng đài điện thoại ảo VoIP chất lượng cao đến từ đơn vị CGV Telecom hiện nay sẽ được thực hiện thông qua các bước cơ bản được phân tích ngay dưới đây. Nắm rõ cách triển khai về tổng đài VoIP của CGV Telecom sẽ giúp mọi người có những lựa chọn phù hợp nhất.

Bước 1: Tiến hành khảo sát hiện trạng

Đơn vị CGV Telecom sẽ tiến hành khảo sát hệ thống điện thoại tại doanh nghiệp từ lượng máy hiện tại, các chi nhánh, các đầu số, các dịch vụ hiện tại,… Từ đó doanh nghiệp sẽ gửi yêu cầu đến đơn vị cung cấp về dịch vụ Tổng đài VoIP sao cho phù hợp nhất.

Bước 2: Đề xuất mô hình triển khai phù hợp

Phía doanh nghiệp, cá nhân cần xác định rõ ràng về mô hình thích hợp để triển khai tổng đài VoIP sao cho phù hợp như: tổng đài cứng, tổng đài mã nguồn mở, tổng đài ảo,… Thấu hiểu những lo lắng của khách hàng CGV Telecom hiện đang cung cấp đa dạng nhiều dịch vụ khác nhau để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của quý khách hàng.

Bước 3: Thực hiện lắp đặt và cài đặt cấu hình

Khi thống nhất được mô hình triển khai phù hợp với doanh nghiệp, CGV Telecom sẽ tiến hành lắp đặt và cấu hình tổng đài ảo VoIP như điện thoại IP, VoIP Gateway, Softphone, CRM, ERP,… tối ưu nhất. Đi cùng đó là các thiết lập những tính năng cần thiết mà doanh nghiệp cần sử dụng như lời chào, ghi âm, điều phối cuộc gọi,… hướng đến dịch vụ hoàn hảo nhất.

Bước 4: Kiểm tra thực tế và đánh giá

Bước cuối cùng trong quá trình triển khai tổng đài ảo đến từ đơn vị CGV Telecom chính là bàn giao lại cho phía doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra tình hình thực tế được kỹ lưỡng. Những yếu tố như chất lượng âm thanh, số lượng cuộc gọi đồng thời, ghi âm cuộc gọi, thời gian lưu trữ,… đều cần đảm bảo tốt nhất. Trường hợp nếu có bất cứ phát sinh nào không mong muốn trong quá trình sử dụng doanh nghiệp cần phản hồi lại với CGV Telecom để có hướng xử lý nhanh chóng, kịp thời cũng như nâng cấp tổng đài VoIP một cách tối ưu. 

Phần mềm Tổng đài 3CX (VoIP 3CX) – CGV Telecom

Như vậy, có thể khẳng định tổng đài ảo VoIP chính là một xu hướng của thời đại mới mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không muốn bỏ lỡ. Nếu những doanh nghiệp đang hướng đến sự cải thiện tối ưu đồng thời kiểm soát tốt nhất về chất lượng cuộc gọi đồng thời mong muốn tiết kiệm tối đa chi phí thì hãy chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng để thiết lập VoIP toàn diện nhất. Bên cạnh đó dịch vụ VoIP cũng giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp, uy tín trên thương trường cũng như đối với khách hàng.

Đặc biệt khi tổng đài ảo VoIP đang dần thay thế và chiếm vị trí hàng đầu trong lĩnh vực liên lạc nội bộ trong các doanh nghiệp hiện nay. Do đó, đầu tư vào VoIP chính là sự lựa chọn hoàn hảo giúp tăng hiệu suất công việc lên mức cao nhất. Trong số các đơn vị cung cấp tổng đài VoIP hiện nay CGV Telecom luôn tự hào là một đơn vị hàng đầu về chất lượng và uy tín. Cam kết chất lượng dịch vụ tốt nhất, chi phí hợp lý, chế độ bảo hành dài hạn, chăm sóc khách hàng tận tâm,… đơn vị CGV Telecom chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp có những kết quả khả quan nhất về doanh số cũng như chất lượng thương hiệu không ngừng tăng cao.