Lý do doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo thông minh?

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp hiện đại đang dần chuyển sang nâng cấp, trang bị cho mình tổng đài ảo thông minh. Bởi tiện ích này giúp cho các doanh nghiệp phát triển, mở rộng quy mô rất tốt. Dịch vụ tổng đài ảo giúp các doanh nghiệp giảm thiểu đi khá nhiều các loại chi phí không cần thiết, có thể chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh tốt hơn rất nhiều. Ngoài ra, tổng đài ảo cũng có linh hoạt hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống được sử dụng trước đây. 

Không giống với tổng đài truyền thống được sử dụng trước đây, cần phải đầu tư nhiều và chi phí bảo trì và đào tạo rất lớn, hoạt động khá máy móc, phức tạp. Tổng đài ảo thông minh chính là giải pháp mà các doanh nghiệp, tập đoàn đang tìm kiếm và dần trở nên ưa chuộng hơn bao giờ hết. Hiện nay, tổng đài trí tuệ nhân tạo đang rất được chú ý và nâng cấp rất chỉn chu để phục vụ nhu cầu khách hàng. Vậy giải pháp này là gì mà được đánh giá cao đến thế. Hãy cùng CGV Telecom cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây. 

Tại sao doanh nghiệp nên nâng cấp tổng đài ảo thông minh?

Lý do khiến các doanh nghiệp nên nâng cấp tổng đài ảo thông minh cho mình:

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hệ thống tổng đài ảo giúp khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp 24/24. Điều này giúp khách hàng nhanh chóng được hỗ trợ các thông tin một cách tối ưu nhất. Từ đó mà khách hàng sẽ có những trải nghiệm tốt và có thiện cảm với doanh nghiệp của bạn.
• Tăng khả năng phục vụ và tiết kiệm thời gian: Với tổng đài truyền thống bạn sẽ mất khá nhiều thời gian cho việc bảo trì, cài đặt và sử dụng và cũng không thể phục vụ khách hàng 24/24 được. Và giải pháp tổng đài ảo tự động ra đời đã giải quyết tốt vấn đề này. 
• Giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động: Với tổng đài truyền thống thì doanh nghiệp sẽ mất nhiều chi phí không cần thiết. Khi sử dụng tổng đài thông minh bạn không cần phải tuyển thêm nhân viên trả lời và giải quyết vấn đề của khách hàng. Hơn nữa tổng đài tự động sẽ xử lý vấn đề nhanh gấp nhiều lần. 
• Tăng tính linh hoạt và mở rộng: Tổng đài ảo có khả năng mở rộng hay thu hẹp mô hình để đảm bảo phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sử dụng.
• Thu thập thông tin và phân tích: Tổng đài thông minh giúp thu thập các dữ liệu về phản hồi của khách hàng về dịch vụ, sản phẩm của công ty mình. Từ đó giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. 

Giới thiệu về Tổng đài ảo thông minh

Có thể nói, tổng đài ảo thông minh là một công nghệ mới được cập nhật hiện nay và tổng đài ảo có tính ứng dụng cao trong kinh doanh thời 5.0 hiện nay. 

Tổng đài thông minh là gì?

Tổng đài thông minh là một hệ thống tổng đài được xây dựng hoàn toàn trên môi trường dựa trên đám mây, từ đó cung cấp quyền truy cập máy chủ thông qua kết nối internet. Vì thế mà khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài đám mây hay lưu trữ trên máy chủ sẽ không cần thêm máy chủ. 

Đây là phát minh tuyệt vời giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vì các máy chủ truyền thống thường rất đắt tiền và tốn rất nhiều dung lượng.

>> Xem thêm: Tổng đài ảo là gì?

Cơ chế hoạt động của tổng đài ảo thông minh

Nguyên lý hoạt động của tổng đài thông minh cũng rất đơn giản, không hề phức tạp. Chúng hoạt động bằng cách kết nối với các thiết bị của bạn như máy tính, laptop, smartphone,…với đám mây dựa vào vào internet. Bạn có thể thấy công ty của bạn không cần bỏ ra chi phí lắp đặt nhưng vẫn có thể nghe gọi bình thường với khách hàng. 

Một cách hiểu đơn giản khác là tổng đài thông minh cho phép truyền dữ liệu qua Internet thay vì truyền qua đường dây điện thoại. Tuy nhiên để sử dụng được dịch vụ này, bạn cần đăng ký đầu số bởi các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông.

Các lĩnh vực nên sử dụng hệ thống tổng đài thông minh

Với những ưu điểm của tổng đài ảo thông minh thì một số lĩnh vực dưới đây nên sử dụng hệ thống tổng đài ảo cho nhu cầu kinh doanh của mình: 

• Spa làm đẹp: Với đặc thù của lĩnh vực spa thì khi khách hàng gọi điện đến thì nhân viên cần nhiều thời gian để tư vấn giúp khách hàng, vì vậy, rất nhiều khách hàng gọi đến bị tình trạng máy bận. Khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo chăm sóc khách hàng nếu tổng đài viên bận thì hệ thống sẽ tự động chuyển cuộc gọi vào hàng đợi để có thể gọi lại sau qua thông tin đã được lưu  mà không bị lỡ mất khách hàng.  
• Tư vấn luật: Thông thường các công ty tư vấn luật tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn vì thế mà việc tiếp cận của người dân còn rất khó khăn. Tổng đài ảo đã hoàn thành rất tốt nhiệm vụ với tính năng tự động trả lời khách hàng và tự động nối máy đến với các chuyên gia trong lĩnh vực mà khách hàng cần để giải đáp được những thắc mắc của mình. 
• Dịch vụ vận tải: Cuộc sống càng phát triển thì nhu cầu đi lại của người dân ngày càng đi lên và khách hàng cũng sẽ không vui khi mà mỗi lần gọi điện đến công ty đều phải đọc lại thông tin của mình. Chính vì thế mà tổng đài ảo là thứ mà doanh nghiệp nên sử dụng. Hệ thống tổng đài thông minh sẽ tự động hiển thị thông tin khách hàng đã lưu trước đó khi khách hàng gọi đến, từ đó việc giao tiếp với khách hàng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.  
• Y tế: Ở Việt Nam hiện nay khi bạn đến khám bệnh tại bệnh viện bạn đều phải lấy số và chờ đợi gọi số, khá phức tạp. Đây chính là lý do mà ngành y tế nên sử dụng tổng đài thông minh, người bệnh có thể gọi đến tổng đài để đặt lịch khám. Điều này vừa tiết kiệm thời gian chờ đợi cho người bệnh, vừa giúp bệnh viện không bị dồn bệnh nhân quá đông đến để lấy số và chờ đợi. Ngoài ra, người bệnh còn có thể xem tình trạng bệnh lý của mình trên hệ thống. 

Phần mềm tổng đài ảo – Giải pháp hỗ trợ CSKH toàn diện

Các tính năng ưu việt của Tổng đài ảo thông minh

Tổng đài tự động thông minh tích hợp nhiều tính năng ưu việt

Sử dụng Tổng đài công nghệ AI thông minh bạn sẽ không thể nào bỏ qua những tính năng ưu việt của giải pháp này dưới đây: 

• Tương tác bằng giọng nói và văn bản: Đây là điều mà tổng đài truyền thống không thể làm được. Tổng đài ảo có thể có giọng nói được cài sẵn để có thể tương tác với khách hàng một cách hiệu quả nhất.
• Phân tích ngôn ngữ tự nhiên và hiểu ý định người dùng: Không cần tổng đài viên tổng đài thông minh có thể hiểu ngôn ngữ, tương tác với khách hàng. Từ đó hiểu được nhu cầu người dùng và có thể giải quyết được các nhu cầu của khách hàng.
• Tích hợp hệ thống và quản lý thông tin khách hàng: Chỉ cần lưu lại thông tin thì những lần sau khi khách hàng gọi đến bạn sẽ không cần phải hỏi lại. Hơn nữa, dịch vụ tổng đài ảo có thể phân tích và tổng hợp được nhu cầu để doanh nghiệp biết được mức độ quan tâm của khách hàng đến sản phẩm dịch vụ của mình như thế nào.
• Tính cá nhân hóa và tùy chỉnh: Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp của bạn luôn ở vị thế chủ động trong việc xử lý các vấn đề cho khách hàng của mình. 
• Có thể tự động ghi âm cuộc gọi: Ghi âm là tính năng rất nổi bật, nhằm giúp doanh nghiệp có thể phân tích nhu cầu hoặc khi có tranh chấp thì doanh nghiệp sẽ có bằng chứng để chứng minh cho doanh nghiệp của mình. 
• Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng 24/7: Với hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng tự động khách hàng có thể được tiếp nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào và sẽ được giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng. 

Tổng đài ảo giá rẻ – Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Lợi ích của doanh nghiệp khi lắp đặt hệ thống tổng đài thông minh

Thời gian gần đây, hầu như các doanh nghiệp, tập đoàn đã nâng cấp và lắp đặt cho mình hệ thống tổng đài ảo. Và dưới đây chính là những lợi ích mà bạn nhận được khi sử dụng hệ thống này: 

• Dễ dàng nâng cấp: Với hệ thống tổng đài ảo thông minh, mỗi khi có bản cập nhật mới, bạn có thể dễ dàng triển khai cập nhật mà không cần nhờ đến sự trợ giúp của IT chuyên nghiệp. Các nhà cung cấp máy chủ sẽ cập nhật từ xa giúp bạn một cách nhanh chóng nhất. 
• Tiết kiệm chi phí: So với tổng đài truyền thống thì tổng đài ảo sẽ không cần mất quá nhiều chi phí cho việc lắp đặt máy chủ hay các tổng đài viên.
• Có tính linh hoạt cao: Hệ thống tổng đài ảo tích hợp công nghệ AI, các doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng. Rất nhanh chóng, dễ dàng và linh hoạt. 
• Có khả năng mở rộng: Nếu bạn mở rộng quy mô, bạn sẽ cần phải đầu tư thêm máy chỉ và các thiết bị nếu đang sử dụng tổng đài truyền thống, bạn sẽ khó khăn trong việc di chuyển thiết bị. Với tổng đài ảo thì mọi vấn đề được giải quyết.

Lựa chọn hệ thống tổng đài ảo thông minh chất lượng tại CGV Telecom

Dù là một dịch vụ mới nhưng trên thị trường hiện nay các đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo đã có rất nhiều. Điều này khiến khách hàng e ngại khi tin tưởng một đơn vị nào đó. CGV Telecom tự hào là một trong những ứng dụng tổng đài ảo thông minh uy tín nhất tại Việt Nam. Bạn nên lựa chọn CGV Telecom bởi:

• Tính bảo mật thông tin cao
• Sử dụng dễ dàng và rất tiết kiệm chi phí
• Tư vấn rất chuyên nghiệp 
• Hỗ trợ 24/7
• Tính năng chuyên nghiệp
• Và CGV Telecom đã đã triển khai tổng đài ảo trí tuệ nhân tạo thông minh thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn như FPT, Viettel, VNPT,…

Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center – CGV Telecom

Tóm lại, qua những thông tin vừa tìm hiểu ở trên, ta có thể thấy hệ thống tổng đài ảo thông minh là một phát minh tuyệt vời và ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động kinh doanh. Phát minh này đã giúp rất nhiều doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và mở rộng quy mô thành công. Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và việc tương tác với khách hàng được hiệu quả hơn bao giờ hết, hơn nữa giải pháp sử dụng tổng đài ảo mang lại vô cùng nhiều lợi ích khác khi trải nghiệm.

Từ đó, việc lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ tổng đài ảo thông minh là vô cùng quan trọng. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn có thể tự tin lựa chọn CGV Telecom. Hãy coi CGV Telecom như là một người đồng hành trong suốt quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp của bạn bởi chúng tôi luôn hỗ trợ xuyên suốt quá trình sử dụng và tư vấn đúng về các tính năng, giải pháp trên hệ thống. Hãy thử một lần trải nghiệm nhé.