Tổng đài ảo là gì? Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp nào tốt nhất?

Tổng đài ảo đã trở thành khái niệm quen thuộc với nhiều doanh nghiệp và người dùng. Nhưng không phải ai cũng hiểu cụ thể dịch vụ tổng đài ảo là gì?. Cũng như ưu nhược điểm của loại hình dịch vụ này đối với khách hàng và đơn vị cung cấp hệ thống.

Nếu như tổng đài truyền thống mất rất nhiều chi phí cho việc setup, bảo trì và đào tạo thì tổng đài ảo đang là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp hướng đến? Vậy lợi ích của tổng đài ảo là gì? làm sao để lựa chọn được nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất, CGV Telecom sẽ giải đáp tất cả trong bài viết sau đây.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ liên lạc sử dụng mạng internet trên nền IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như cách làm truyền thống. Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể thao tác trên các thiết bị: Điện thoại IP, PC, laptop, smartphone.

Tổng đài ảo là gì? Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp.

Tổng đài ảo còn được gọi bằng Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX, dữ liệu của hệ thống tổng đài ảo được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ. Tổng đài ảo cung cấp nhiều tính tăng hơn hệ thống PBX thông thường, đồng thời cho phép quản trị viên dễ dàng thiết lập mọi thứ mà không đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao.

IP Phone là gì? Lợi ích của điện thoại IP Phone

Ưu và nhược điểm của tổng đài ảo là gì?

Đối với bất kì một hệ thống tổng đài nào được ứng dụng vào trong doanh nghiệp thì cũng đều sẽ có những tính năng nổi bật và những điểm hạn chế. Tổng đài ảo cũng không ngoại lệ. Cùng tham khảo những ưu và nhược điểm của hệ thống tổng đài được sử dụng trên nền IP nhé.

Ưu điểm của tổng đài ảo

Đối với doanh nghiệp sử dụng

Doanh nghiệp không phải bỏ chi phí lớn để xây dựng hệ thống, các công tác bảo trì và nâng cấp định kỳ được thực hiện hoàn toàn bởi đơn vị cung cấp, đảm bảo rằng hệ thống vận hành trơn tru và không gây gián đoạn. Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra thì nhà thầu bên ngoài sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sự cố. Doanh nghiệp sẽ không phải mất chi phí thuê nhân sự chuyên dụng để chăm sóc cho hệ thống này, việc thay đổi cấu hình hoặc thêm dịch vụ đã có nhà cung cấp bên ngoài.

Đối với đơn vị cung cấp hệ thống tổng đài ảo

Các đơn vị cung cấp dịch vụ dựa trên công nghệ điện toán đám mây, kiến trúc đa tầng và tối giản chi phí có thể cung cấp tối ưu hệ thống liên lạc cho hàng trăm hàng nghìn khách hàng cùng lúc. Họ có thể tận dụng vốn kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để xây dựng được nhiều hệ thống cho nhiều ngành nghề với các mục đích sử dụng khác nhau.

Nhược điểm của tổng đài ảo

Tính bảo mật

Đối với những người cần hệ thống thông tin truyền thông có tính tuân thủ, điều quan trọng là phải có được một công ty cung cấp giải pháp có các tính năng bảo mật cao. Mặc dù các nhà cung cấp tổng đài ảo có thể mã hóa cho các cuộc gọi của bạn những khi dữ liệu được gửi đi có thể làm giảm mức độ bảo mật. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải cẩn trọng lựa chọn nhà cung cấp có chính sách bảo mật thông tin được chứng nhận.

Tính bảo mật trên tổng đài ảo là gì?

Hoạt động trên Internet hoàn toàn

Tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên Internet thì điểm yếu là nếu gặp sự cố về đường truyền thì toàn bộ cuộc gọi sẽ không thực hiện được nếu như không có back up. Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào tốc độ đường truyền, nếu đường truyền không ổn định thì chất lượng cuộc gọi cũng bị giảm sút.

Phần mềm Tổng đài 3CX (VoIP 3CX) – CGV Telecom

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp tổng đài ảo

So với giải pháp tổng đài truyền thống, giải pháp tổng đài ảo mang lại nhiều lợi ích hơn dành cho các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Cùng điểm qua những lợi ích nổi bật của tổng đài thông minh này nhé.

Chi phí đầu tư không lớn

Bạn sẽ phải trả một chi phí khá cao nếu bạn đang sử dụng giải pháp truyền thống, chi phí cho trang thiết bị phần cứng, cài đặt và bảo trì rất tốn kém. Với giải pháp tổng đài ảo, việc cài đặt, bảo trì và lưu trữ thông tin đều được thực hiện với nhà cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài như ý mình còn mọi vấn đề cài đặt, cấu hình đều đến từ phía nhà cung cấp.

Quản trị dễ dàng

Quản trị hệ thống và cấu hình được thiết lập thực hiện hoàn toàn trên Internet và thông qua trình duyệt website.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo là gì?

Dễ dàng sử dụng

Khách hàng có thể sử dụng mạng nội bộ LAN được setup sẵn tại văn phòng hoặc mạng 3G, wifi. Không mất cước thoại giữa các điện thoại trong nội bộ, phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm thiểu tối đa.

Dễ lưu trữ

Sở hữu nhiều tính năng ưu Việt như hiển thị cuộc gọi đi, đến, lưu trữ dữ liệu cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa 3 thiết bị với nhau, chuyển tiếp cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến. Có thể làm việc với tất cả IP phone chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.

Tích hợp với nhiều phần mềm

Dễ dàng tích hợp các chức năng dựa vào số chủ CallerID để truy vấn các thông tin khác, click to call… với các phần mềm đang được sử dụng trong doanh nghiệp như CRM, ERP,…

Dễ tùy biến theo nhu cầu

Dễ dàng thêm thiết bị đầu cuối theo nhu cầu cần thêm hoặc bớt một số điện thoại nữa để liên lạc.

5 lý do nên sử dụng Tổng đài Ảo ngành Bất động sản

Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp tổng đài ảo nào tốt nhất?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau, một số nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo được đánh giá cao là VNPT, MP Telecom,.. và CGV telecom là một trong số đó. 

Dịch vụ tổng đài ảo là gì? Lựa chọn nhà cung cấp nào tốt nhất

CGV telecom là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông với nguồn lực tài năng, sức trẻ và kinh nghiệm dày dặn. CGV telecom cung cấp tổng đài ảo với đa dạng tính năng phù hợp với nhu cầu và mức chi phí của các cá nhân, doanh nghiệp khác nhau như: 

• Tích hợp với số đầu số hotline nhà mạng có VoIP hoặc Mobile SIP Trunking
• Tích hợp simbox
• Tích hợp số hotline analog/E1
• Định tuyến cơ bản: định tuyến tự động cuộc gọi tới nhân viên xử lý: theo số gọi, xoay vòng
• Định tuyến nâng cao: định tuyến tự động cuộc gọi tới nhân viên xử lý: lịch làm việc, theo thời gian, xoay vòng, gặp gần nhất, skill based, theo thuộc tính khách hàng (vip / blacklist / dynamic field)
• Không giới hạn cuộc gọi đồng thời
• Không giới hạn số lượng hotline
• Hỗ trợ thiết bị đầu cuối SIP Phone
• Voicemail
• Tổng đài tự động IVR
• Pop up thông tin cuộc gọi 

Và rất nhiều những tính năng bổ trợ cho hệ thống tổng đài ảo khác phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp bạn.

Dịch vụ CGV Cloud Contact Center

CGV telecom luôn lắng nghe khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ mang tới những trải nghiệm tốt nhất. Bởi thế, chúng tôi đã ra mắt dịch vụ CGV Cloud Contact Center – Tổng đài ảo thông minh, nhằm thay thế cho tổng đài liên lạc truyền thống.

CGV đã đạt được chứng nhận đại lý xuất sắc các năm 2019-2020-2021 từ Viettel.

Khi sử dụng dịch vụ CGV Cloud Contact Center, khách hàng sẽ được lựa chọn những tính năng vượt trội:

• Tổng đài ảo được xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây có khả năng lưu trữ lượng thông tin khổng lồ và hoạt động ổn định. Mọi liên lạc luôn được thực hiện 24/7, không gián đoạn, không mất khách.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng, máy móc thiết bị và chi phí nhân sự để vận hành hệ thống.
• Dễ dàng sử dụng, có khả năng thích ứng với điện thoại, IP phone, PC…
• Chuyển đổi số di động thành số hotline, tăng tỷ lệ khách hàng nghe máy.
• Cài đặt, triển khai nhanh chỉ trong vòng 1-2 ngày.
• Khách hàng được đăng ký dùng thử hoàn toàn miễn phí. 

Hãy truy cập ngay https://cgvtelecom.vn/ để được sử dụng dịch vụ Tổng đài ảo thông minh này nhé!

Như vậy những thông tin trên đã giải đáp cho bạn dịch vụ tổng đài ảo là gì?. Có thể thấy lựa chọn sử dụng tổng đài ảo thay thế tổng đài truyền thống là xu thế của các doanh nghiệp, nhằm xây dựng môi trường chuyên nghiệp, tiện lợi và tối ưu hóa chi phí. Hy vọng những thông tin về dịch vụ tổng đài ảo là gì? mà CGV telecom cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn được chính xác nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình.

Nếu bạn có nhu cầu đăng ký dịch vụ tổng đài ảo thông minh của CGV telecom hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.