Thư mục
Hiện nay, phần mềm tổng đài ảo được xem là giải pháp chăm sóc khách hàng 4.0. Đây là dịch vụ được nhiều người lựa chọn để giải quyết cùng lúc nhiều công việc cùng nhiều lợi ích vượt trội. Doanh nghiệp không còn nỗi lo về chi phí cũng như thời gian bảo trì hệ thống. Tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí để vận hành một tổng đài liên lạc. Ngoài ra, tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp với những phần mềm quản lý bán hàng hay nhiều tính năng khác vì nó có tính chất đa kênh.
Vậy hiện trạng sử dụng phần mềm tổng đài ảo ở các doanh nghiệp hiện nay như thế nào và những lưu ý khi sử dụng tổng đài ảo ra sao. CGV telecom – nhà cung cấp tổng đài ảo tốt nhất sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết sau.
Phần mềm tổng đài ảo là gì?
Về cơ bản, phần mềm tổng đài ảo là hệ thống trao đổi thông tin qua các cuộc hội thoại được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây. Thay vì kết nối vật lý như hình thức tổng đài truyền thống, tổng đài ảo cho phép người dùng sử dụng dễ dàng thông qua các thiết bị smartphone hoặc laptop có kết nối internet, tức là “thực hiện các cuộc gọi thông qua internet”.
Tổng đài ảo là gì? Giải pháp tổng đài ảo được nhiều người lựa chọn để giải quyết cùng lúc nhiều công việc cùng nhiều lợi ích vượt trội.
Chính vì sử dụng Internet để thực hiện cuộc và lưu trữ dữ liệu trên “đám mây” mà tổng đài ảo được lắp đặt rất đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị điện thoại IP hoặc cài đặt luôn Softphone trên điện thoại di động. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn điện thoại analog thì chỉ cần kết nối với thiết bị Gateway để sử dụng bình thường. Tổng đài ảo được trang bị các tính năng như một tổng đài chuyên nghiệp mà mất công sức và tiền bạc để đầu tư hệ thống vật lý tốn nhiều chi phí.
Lợi ích đem lại cho doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo
Hiện nay, sử dụng tổng đài ảo là một cách giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu được chi phí và cả về mặt con người cực kì hiệu quả. Dưới đây, CGV Telecom sẽ điểm qua một số những lợi ích mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
Dễ dàng sử dụng
Tổng đài ảo dễ dàng sử dụng với nhân viên ngay cả khi không có nhiều kinh nghiệm về kỹ thuật. Chính vì vậy, tổng đài ảo không cần người quản trị hệ thống có chuyên môn về kỹ thuật như tổng đài truyền thống. Phần mềm tổng đài ảo mà khách hàng sử dụng sẽ được đội ngũ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm vận hành và chăm sóc.
Quản lý, lưu trữ dễ dàng
Dễ dàng quản lý, lưu lịch sử, kiểm soát và thống kê cuộc gọi đến và gọi đi nhờ việc lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây. Ngoài ra quản lý cũng có thể kiểm soát và theo dõi chất lượng cuộc gọi bằng tính năng ghi âm tự động, từ đó có thể thêm dữ liệu quan trọng ở các cuộc gọi với khách hàng để thêm các dữ liệu quan trọng nhằm cải thiện hệ thống và chất lượng chăm sóc khách hàng.
Tiết kiệm chi phí khi sử dụng tổng đài ảo tại CGV Telecom
Phần tốn kém nhất ở tổng đài truyền thống là hệ thống phần cứng và chi phí lắp đặt thiết bị, nhất là ở những doanh nghiệp có số lượng nhân viên chăm sóc khách hàng bằng điện thoại lớn. Thêm vào đó, khi thiết bị xảy ra trục trặc thì chi phí sửa chữa và nâng cấp cũng là vấn đề khiến doanh nghiệp đau đầu khi sử dụng tổng đài truyền thống.
Phần mềm Tổng đài ảo chăm sóc khách hàng của CGV Telecom giúp tiết kiện chi phí hiệu quả
Tích hợp được với nhiều phần mềm khác nhau
Tổng đài ảo có thể được tích hợp được với các chức năng trên điện thoại (dựa vào các số chủ gọi caller ID để truy vấn thông tin khác hoặc click to call,…), tích hợp với những phần mềm quản trị khách hàng như CRM và phần mềm quản lý bán hàng hay marketing khác.
Thay đổi, chỉnh sửa dễ dàng
Việc lắp đặt tổng đài ảo tương đối dễ dàng, doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP hay phần mềm Softphone trên thiết bị di động, thậm chí bạn có thể tận dụng điện thoại analog để kết nối trực tiếp với thiết bị VoIP Gateway là sử dụng được tổng đài ảo chuyên nghiệp.
Tổng đài ảo có nhiều tính năng hơn, linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh hơn. Doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thêm các thiết bị đầu cuối nếu có nhu cầu thêm một số điện thoại nữa để liên lạc.
Kết nối dễ dàng với thiết bị di động
Tổng đài ảo dễ dàng sử dụng trên PC, laptop hoặc điện thoại kết nối với internet mà không cần sử dụng điện thoại cố định như tổng đài truyền thống, tuy vậy chất lượng cuộc gọi của người nghe và người gọi vẫn cực kỳ ổn định.
Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp Miễn phí
Tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo
Không phải ngẫu nhiên mà tổng đài ảo là hình thức tổng đài được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn thay thế cho tổng đài truyền thống. Những tính năng nổi bật của tổng đài ảo cho doanh nghiệp được kể đến là:
Tính năng trả lời tự động
Khi bạn gọi điện đến tổng đài của doanh nghiệp như CGV telecom, bạn thường nghe được những kịch bản mang tính điều hướng như “Cám ơn quý khách đã gọi đến CGV telecom, để được tư vấn về sản phẩm dịch vụ, vui lòng bấm phím 1, để được hỗ trợ kỹ thuật vui lòng bấm phím 2, để gặp bộ phận khác vui lòng bấm phím 0”. Sau đó, tùy vào nhu cầu bạn sẽ được điều hướng cuộc gọi đến bộ phận chuyên môn khác để được giải quyết.
Tính năng tự động gọi, nghe
Với tính năng gọi tự động, bạn có thể tải lên hệ thống danh sách khách hàng, sau đó cài đặt lịch gọi theo kịch bản đã tạo. Tổng đài sẽ tự động thiết lập gọi cho khách hàng theo danh sách khách hàng trong kịch bản được tải lên trước đó.
Tính năng này giúp doanh nghiệp duy trì được mối quan hệ mật thiết với khách hàng, chăm sóc chuyên nghiệp và thu thập được ý kiến khách hàng, chủ động quảng cáo, nhắc hẹn tự động.
Tính năng ghi âm cuộc gọi
Tổng đài ảo luôn tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi, từ đó giúp cải thiện chất lượng dịch vụ và quản lý có thể theo dõi chất lượng tư vấn chăm sóc của nhân viên. Đồng thời, những cuộc gọi được ghi âm này cũng được sử dụng để làm bằng chứng khi phát sinh khiếu nại giữa khách hàng và công ty sau khi cuộc trò chuyện kết thúc.
Tính năng giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng
Nhờ tích hợp được API, tổng đài ảo cho phép ứng dụng thứ 3 tương tác dễ dàng và nhận chi tiết cuộc gọi để tạo điều khiển cuộc gọi và báo cáo yêu cầu riêng. Tích hợp đa ứng dụng CRM, tổng đài ảo cho phép hiển thị thông tin khách hàng như tên, lịch sử cuộc gọi và truy xuất thông tin hiển thị pop-up thông tin, các chú thích cụ thể về khách hàng để nhân viên phụ trách cuộc gọi có thể tương tác dễ dàng và chủ động trong quá trình tư vấn. Từ đó tăng hiệu suất giao tiếp với khách hàng và tăng tỷ lệ chốt sale lên mức tối đa.
Tính năng báo cáo theo thời gian thực
Vì tổng đài ảo kết nối dễ dàng với các phần mềm hỗ trợ bán hàng và Marketing như CRM, nên các thông tin về cuộc gọi vào/ra cũng được ghi lại trên hệ thống để báo cáo tiến độ làm việc cũng như hiệu suất của nhân viên chăm sóc khách hàng.
Giá thuê tổng đài ảo là bao nhiêu? Phần mềm 3cx – Tổng đài ảo chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp SME
Những lưu ý khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo
Để cài đặt và sử dụng phần mềm tổng đài ảo tiết kiệm tối đa các chi phí và đạt hiệu quả cao nhất, bạn không thể bỏ qua những lưu ý sau đây:
Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Tùy theo tình hình thực tế hiện tại của doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc các dịch vụ tổng đài ảo do chi phí lắp đặt của các hệ thống khác nhau cũng có sự chênh lệch. Bạn cũng nên cân nhắc sử dụng những tính năng nào trong hệ thống của mình để lựa chọn được hệ thống phù hợp nhất với đội ngũ của bạn.
Lựa chọn đầu số phù hợp
Khi đã xác định được nhu cầu về tổng đài liên lạc của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn đầu số cho tổng đài. Hiện tại có 4 dạng đầu số chính có thể sử dụng là đầu số tổng đài đó là: đầu số 1900/1800/đầu số cố định/đầu số Mobile SIP
Lựa chọn thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối có nhiệm vụ tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ hệ thống. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp giúp nâng cao năng suất và chất lượng cuộc gọi. Thông thường nếu chỉ nghe gọi bằng điện thoại cố định tại văn phòng thì doanh nghiệp sẽ lựa chọn IP phone hoặc tai nghe tổng đài. Nhưng nếu người sử dụng tổng đài thường xuyên phải di chuyển thì nên lựa chọn Softphone được cài đặt trên thiết bị di động.
Trang bị đường truyền Internet ổn định
Vì cuộc gọi thực hiện qua Internet nên chất lượng cuộc gọi sẽ ảnh hưởng phần lớn bởi đường truyền. Đường truyền ổn định thì tổng đài ảo mới hoạt động hiệu quả. Mặc dù chiếm khá ít băng thông so với cuộc gọi VoIP, nhưng doanh nghiệp cũng cần phải trang bị đường truyền riêng để tránh tình trạng tắc nghẽn chập chờn, khiến cho cuộc gọi không được ổn định. Ngoài ra bạn cũng nên dự phòng từ 1 đến 2 đường truyền để tránh trường hợp đường truyền chính gặp sự cố gây gián đoạn hệ thống.
Những thứ mà doanh nghiệp nhận được khi thuê tổng đài ảo của CGV Telecom
Khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo ở CGV telecom, bạn sẽ nhận được rất nhiều lợi ích từ việc quản lý doanh nghiệp đến việc tăng cơ hội tiếp cận sâu hơn với khách hàng, cụ thể như sau:
Tối ưu trong việc quản lý doanh nghiệp
- Khi sử dụng dịch vụ của CGV telecom khách hàng không cần phải đầu tư thiết bị tổng đài mà chỉ cần trang bị thiết bị đầu cuối để thực hiện cuộc gọi như điện thoại hay máy tính,…
- Không cần phải quan tâm đến việc bảo trì bảo dưỡng định kỳ hệ thống vì đã có CGV telecom thực hiện công việc này.
- Thời gian thực hiện nhanh chóng chỉ từ 24-48h đồng hồ sau khi đăng ký.
- Mở rộng tổng đài đơn giản và nhanh chóng trong vòng 24h khi khách hàng có nhu cầu.
- Linh động thay đổi kịch bản hoặc lời chào chỉ mất tối thiểu 24h.
- Không mất chi phí cho nhân sự quản lý hệ thống hay chi phí dịch vụ khi cần chuyển đổi hay mở rộng hệ thống.
Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự
Sử dụng tổng đài ảo để nhân sự có thể thực hiện những công việc chuyên môn của mình thay vì mất thời gian cho việc duy trì và quản lý hệ thống tổng đài. Các công việc để duy trì hoạt động của tổng đài đều được CGV telecom hỗ trợ online 24/7.
Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Trong thời đại công nghệ phát triển thì việc bán hàng trên các kênh online rất được các doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Khách hàng hoàn toàn có thể được tư vấn, giải đáp, chốt đơn thông qua một cuộc gọi, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cả khách hàng và người bán.
Dịch vụ tổng đài ảo Cloud Contact Center – CGV Telecom
Qua bài viết này chắc hẳn bạn đã hiểu được tầm quan trọng của phần mềm tổng đài ảo trong doanh nghiệp. Với những ưu Việt mà một hệ thống tổng đài ảo mang lại mà CGV telecom đã chia sẻ ở trên. Việc triển khai ngay một hệ thống tổng đài ảo mới những tiện ích và tính năng được tích hợp sẵn với các kênh quản trị khách hàng khác như CRM, email, chatbot,… doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để chinh phục khách hàng để gia tăng hiệu suất chốt đơn và đạt doanh số tối đa.
CGV telecom cung cấp phần mềm tổng đài ảo với đầy đủ các tính năng ưu Việt không thua kém tổng đài truyền thống mà còn tiết kiệm nhiều chi phí cho việc vận hành. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ mọi vấn đề liên quan đến tổng đài ảo nhé.
