Phần mềm Call Center và 8 lợi ích cho doanh nghiệp

Phần mềm Call Center là giải pháp tổng đài rất thịnh hành trong thời gian gần đây bởi khả năng biến hóa tổng đài truyền thống cồng kềnh trước kia thành phần mềm bạn có thể truy cập dễ dàng trên thiết bị di động có kết nối internet. 

Phần mềm hỗ trợ các cuộc gọi được thực hiện với chất lượng tốt hơn bằng những tính năng công nghệ tiên tiến mới. Chẳng hạn như giám sát, định tuyến và ghi âm cuộc gọi. Phần mềm Call Center giúp giảm bớt khối lượng công việc cho Sales/tổng đài CSKH để dành thời gian cho những việc chuyên sâu hơn. 

Cùng tìm hiểu những lợi ích đặc biệt của Call center ngay trong bài viết sau nhé!

Phần mềm Call center là gì? 

Phần mềm tổng đài điện thoại Call Center là hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý các kênh liên lạc của mình. Như điện thoại, email, trò chuyện trực tiếp, tin nhắn SMS và mạng xã hội. Phần mềm có nhiều tính năng vượt trội được tích hợp sẵn trong tổng đài, giúp doanh nghiệp trả lời thắc mắc của khách hàng và giải quyết vấn đề kịp thời. Đây được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực của đội ngũ Sales, Telesale/CSKH để tối ưu năng suất. Đồng thời đem lại dịch vụ làm hài lòng khách hàng trên mọi nền tảng. Tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh số đáng kể cho doanh nghiệp. 

Giải pháp Call Center giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng yêu cầu từ khách hàng.

8 lợi ích của phần mềm Call Center đem lại cho doanh nghiệp?

Dưới đây là những lợi ích mà hệ thống tổng đài Call Center đẹm đến cho doanh nghiệp.

Cải thiện Quản lý Dịch vụ Khách hàng

Tổng đài của doanh nghiệp là nơi liên hệ đầu tiên cho bất kỳ khách hàng nào gặp vấn đề liên quan đến dịch vụ/sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Hoặc cho bất cứ ai cần đến sự trợ giúp chuyên nghiệp của bạn.

Khi khách hàng gọi điện họ sẽ mong chờ sự trợ giúp ngay lập tức từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi có nhiều cuộc gọi đến đồng thời, bạn không thể trả lời tất cả tất cả các yêu cầu một cách kịp thời. Doanh nghiệp có thể phải chịu những yêu cầu cao từ khách hàng dễ dẫn đến việc trải nghiệm khách hàng kém chất lượng. Với giải pháp Call center, bạn có thể đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng chuyên nghiệp hơn. Công cụ này giúp doanh nghiệp bạn hoạt động 24/7, hỗ trợ tuyệt vời các công việc lặp đi lặp lại của tổng đài viên.

Phần mềm Call Center nâng cao năng suất

Mọi công ty đều cố gắng tối ưu năng suất để mang lại sản phẩm/dịch vụ tốt nhất cũng như tạo ra trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng. Để làm được điều này đòi hỏi sự cống hiến rất nhiều về thời gian, có khi là 24/7. Các nhân viên tổng đài sẽ không thể có mặt trong suốt thời gian đó nên việc kết hợp hệ thống với phần mềm Call center có thể giúp bạn giải quyết vấn đề cung cấp dịch vụ toàn thời gian.

Phần mềm này giúp bạn nâng cao năng suất của đội ngũ, nó có thể quản lý được mọi truy vấn. Chẳng hạn như hỗ trợ đặt vé, thiết lập cuộc hẹn, vấn đề kỹ thuật,… một cách liền mạch.

Tìm hiểu về AI Call center

Mang lại hiệu quả về chi phí

Thay vì thuê nhiều nhân sự để xử lý khối lượng cuộc gọi lớn, bạn có thể giảm chi phí bằng ứng dụng hệ thống Call center. Với phần mềm thông minh này bạn sẽ không phải suy nghĩ về cuộc gọi không được trả lời trong ngày. Chưa kể phần mềm còn được tích hợp sẵn tính năng định tuyến và đo lường các chỉ số cuộc gọi. Bạn sẽ không cần thêm chi phí bổ sung dịch vụ mà vẫn đạt được mục đích này. 

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Sự phản hồi ngay lập tức là điểm quan trọng để đạt được sự hài lòng của khách hàng. Hơn 40% khách hàng muốn nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp để giải quyết vấn đề của họ một cách nhanh chóng. Nếu khách hàng gọi điện mà nhận được câu trả lời một cách dễ dàng, đúng câu hỏi thì họ sẽ coi doanh nghiệp đó như một công ty chuyên nghiệp. Phần mềm Call center có thể tự động định hướng và trả lời cuộc gọi chuyên nghiệp. Nó được thiết kế để hoàn thiện dịch vụ khách hàng một cách hiệu quả. 

Tăng tỷ lệ bán hàng

Call center cũng có thể trở thành công cụ tiếp thị tuyệt vời vì nó đáp ứng mọi truy vấn bán hàng. Nếu bạn không trả lời cuộc gọi, bạn có thể đánh mất cơ hội có được khách hàng. Bởi vì 90% cuộc gọi thoại không bao giờ được lưu lại, cơ hội nhận được truy vấn quan trọng sẽ giảm xuống. Nếu đây là khách hàng sắp mua sản phẩm/dịch vụ của bạn, bạn sẽ không bao giờ có cơ hội nhận được cuộc gọi của họ trong tương lai. Hệ thống tổng đài hoạt động 24/7 có thể làm tăng số lượng giao dịch bán hàng của bạn. Dịch vụ trả lời hoạt động cả ngày cho phép doanh nghiệp bạn kết nối với khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.

Xác định Cuộc gọi Khẩn cấp

Ưu tiên cuộc gọi là điều quan trọng với doanh nghiệp để có được lòng trung thành của khách hàng và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Với phần mềm này bạn có thể xác định mức độ khẩn cấp của cuộc gọi ngay lập tức. Khi khách hàng liên hệ với bộ phận CSKH, phần mềm sẽ cung cấp các thông tin của khách hàng như tên, tuổi, lịch sử mua hàng, nhu cầu bằng một vài cú nhấp chuột.

Bạn không cần phải lo lắng về việc phân loại cuộc gọi khẩn cấp vì phần mềm đã giúp bạn có danh sách khách hàng ưu tiên, sẵn sàng được phản hồi. Đồng thời, phần mềm Call center đảm bảo cuộc gọi khác trong hàng đợi để không bị bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào. 

Trải nghiệm khách hàng tuyệt vời

Khách hàng thường thích công ty có hotline hỗ trợ khách hàng riêng để họ có thể liên hệ bất cứ lúc nào. Trên thực tế họ cần phản hồi ngay lập tức để giải quyết vấn đề nhanh chóng, Call center cung cấp khả năng kết nối với đại diện thương hiệu 1 cách kịp thời. Khách hàng sẽ không còn khó chịu khi phải giao tiếp với hộp thư thoại hoặc cuộc gọi không được trả lời. Từ đó mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. 

CRM Marketing là gì?

Tăng cường bảo mật

Dữ liệu khách hàng như là kho báu đối với mỗi doanh nghiệp. Nó chứa nhiều thông tin hữu ích như lịch sử mua sắm, nhu cầu, hành vi tìm kiếm sản phẩm. Tuy nhiên việc bảo mật kho thông tin này có thể là thách thức với doanh nghiệp khi bạn không có hệ thống sao lưu bảo vệ dữ liệu. 

Phần mềm Call center thường đi kèm các tính năng sao lưu đám mây ngay lập tức. Bất cứ khi nào nhận được cuộc gọi, phần mềm ngay lập tức bảo mật trên hệ thống. Bạn sẽ không còn phải lo lắng việc mất thông tin mà cũng không tốn chi phí thuê nhân viên kỹ thuật để bảo mật thông tin. 

Phần mềm tổng đài CGV Call center 

CGV Call Center là phần mềm tối ưu hóa quy trình telesales và CSKH cho doanh nghiệp. Phần mềm cung cấp đầy đủ tính năng của tổng đài chuyên nghiệp, đây là giải pháp toàn diện phù hợp với mọi loại mô hình doanh nghiệp: startups, doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ,…

CGV Call Center là phần mềm tổng đài toàn diện cho doanh nghiệp với các ưu điểm vượt trội 

• Tiết kiệm chi phí: CGV Call Center cung cấp hệ thống để doanh nghiệp có thể sử dụng mà không cần tốn chi phí đầu tư phần cứng, cho nhân sự IT vận hành, bảo trì, xử lý sự cố. Chi phí đầu tư phần cứng gần như bằng 0, cước điện thoại giảm đến 50% so với phương án xây dựng tổng đài truyền thống. 
• Nhân viên có thể làm việc từ xa: CGV Call Center hỗ trợ nhân viên làm việc trên mọi thiết bị mà không giới hạn vị trí địa lý. Giúp doanh nghiệp sắp xếp linh hoạt thời gian làm việc của nhân viên.
• Tối ưu hiệu quả telesales: điều phối khách hàng đến đúng sales phụ trách dịch vụ đó, làm giảm tối đa thời gian chờ và tối ưu hiệu quả hệ thống, gia tăng doanh thu. 

• Nâng cao bảo mật: Trong thời đại công nghệ thông tin tác động toàn diện đến các hoạt động của doanh nghiệp, bảo mật là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu khi triển khai phần mềm Call center. Phần mềm CGV call center đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tối đa tại CGV Cloud với đầy đủ phương án sao lưu và chống đột nhập. 
• Vận hành linh hoạt: Ngoài là một phần mềm, hệ thống Call Center cung cấp các tính năng quản lý gọi điện của tổng đài viên, CGV call center còn là phần mềm quản lý thông tin khách hàng. Được xây dựng trên nền tảng APIs mạnh mẽ, phần mềm tổng đài của CGV  có thể tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác trong tương lai mà không cần phải thay đổi Call center.

Trong thời đại 4.0 như hiện nay, việc áp dụng các phần mềm Call center vào hệ thống là điều tiên quyết để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh cũng như xây dựng thương hiệu. Với CGV call center các vấn đề trong khâu quản lý và liên lạc với khách hàng sẽ được khắc phục hiệu quả trong 1 phần mềm thông minh với chi phí hợp lý nhất.