Tất tần tật về Hợp đồng lao động điện tử bạn cần biết

Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn của thị trường lao động cùng sự phát triển khoa học công nghệ, ngoài hình thức giao kết bằng hợp đồng truyền thống, hành vi hay lời nói thì pháp luật hiện hành còn cho phép người lao động và người sử dụng lao động được giao kết bằng hợp đồng lao động điện tử qua hình thức thông điệp điện tử. 

Hiện nay các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sử dụng lao động mass thì hợp đồng lao động điện tử như mặt hàng thiết yếu. Vậy Hợp đồng lao động điện tử là gì? Cách thức ký kết và điều kiện để hợp đồng điện tử đảm bảo pháp lý là gì? CGV telecom sẽ giải đáp trong bài viết sau.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Để tìm hiểu HĐLĐ điện tử là gì, trước tiên chúng ta cần nhắc lại hợp đồng lao động là gì.

Hợp đồng lao động là văn bản được thỏa thuận và ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, nội dung hợp đồng là các quy định về thời gian làm việc, mức lương, quyền và nghĩa vụ của người lao động hoặc những quy định khác theo thỏa thuận. Hợp đồng lao động được ký kết trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng và đúng quy định pháp luật.

Hợp đồng điện tử đang dần được sử dụng ở các doanh nghiệp vừa và lớn.

Căn cứ Điều 14 của Bộ Luật lao động 2019 hợp đồng điện tử được chính thức công nhận tương đương giá trị với hợp đồng văn bản, trong đó quy định về hợp đồng điện tử như sau:

1. Hợp đồng lao động giao kết dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử có giá trị tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật.
2. Hợp đồng có thể giao kết bằng lời nói có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại điều khoản khác.

Như vậy, HĐLĐ điện tử là thỏa thuận của người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, được giao kết dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật

Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng điện tử có 03 đặc điểm cơ bản sau:

1. Về luật điều chỉnh: Ngoài quy định chung trong Bộ luật Dân sự 2019, hợp đồng điện tử còn được điều chỉnh bởi Luật giao dịch điện tử 2015
2. Về quy trình thực hiện giao kết: Các bên sẽ ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử thay vì ký kết trên giấy như hợp đồng truyền thống.
3. Về điều kiện hợp pháp: Hợp đồng điện tử hợp pháp đáp ứng đủ các điều kiện sau theo Luật giao dịch điện tử 2015: 

• Nội dung của hợp đồng điện tử được đảm bảo toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp điện tử được hai hoặc nhiều bên ký số.
• Nội dung của hợp đồng điện tử được coi là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi kể từ lần khởi tạo đầu tiên, trừ những thay đổi về hình thức hiển thị thông điệp dữ liệu trong quá thực hiện thao tác.
• Nội dung của hợp đồng điện tử có thể tìm kiếm và sử dụng được dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh.

Phân loại hợp đồng lao động điện tử

HĐLĐ điện tử được chia thành 2 loại: Hợp đồng lao động xác định thời hạn và hợp đồng lao động không xác định thời hạn

• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: là hợp đồng lao động 2 bên có xác định thời hạn chấm dứt hiệu lực hợp đồng, có 2 thời điểm chấm dứt hợp đồng 12 tháng và 36 tháng
• Hợp đồng không xác định thời hạn là hợp đồng 2 bên ký kết không xác định thời hạn chấm dứt hợp đồng.

Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp?

Người lao động và người sử dụng lao động khi sử dụng hợp đồng điện tử phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về văn bản điện tử và chữ ký số, cụ thể như sau: 

• Nội dung của hợp đồng điện tử được đảm bảo toàn vẹn kể từ khi khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp điện tử được hai hoặc nhiều bên ký số.
• Nội dung của hợp đồng điện tử được coi là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi kể từ lần khởi tạo đầu tiên, trừ những thay đổi về hình thức hiển thị thông điệp dữ liệu trong quá thực hiện thao tác.
• Nội dung của hợp đồng điện tử có thể tìm kiếm và sử dụng được dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh.

Theo đó, chữ ký số nắm vai trò đặc biệt quan trọng trong hợp đồng điện tử. Người sử dụng lao động cần lưu ý về giá trị pháp lý của chữ ký số khi thực hiện giao kết với người lao động. Có các biện pháp phòng tránh việc chữ ký điện tử không còn trong tầm kiểm soát của mình, lập tức thông báo cho các bên chấp nhận chữ ký điện tử và nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử. 

Áp dụng các biện pháp để đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của chứng thư điện tử trong trường hợp chứng thư điện tử dùng cho việc chứng thực chữ ký điện tử.

So sánh hợp đồng lao động truyền thống và điện tử

So với hợp động lao động truyền thống bằng văn bản giấy, hợp đồng điện tử có những ưu điểm sau đây:

Tại sao nên chọn hợp đồng lao động điện tử?

Thực tế việc áp dụng hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng truyền thống mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, tổ chức như:

– Hợp đồng luôn được đảm bảo về thời điểm giao kết trước khi doanh nghiệp nhận người lao động vào làm việc, không còn phụ thuộc vào người đại diện ký và dấu của doanh nghiệp.

– Là bước tiến đúng thực tiễn khi chữ ký số cá nhân ngày càng được ứng dụng rộng rãi, dễ dàng và thuận tiện.

– Tiết kiệm các chi phí như: kho lưu trữ, thời gian đi lại, con người và sức lực

– Hệ thống báo cáo nhân sự nhanh, chính xác, dễ dàng quản lý mà không cần phải scan hợp đồng giấy để đưa lên hệ thống

– Việc giao kết trên hợp đồng điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ thể trong việc ký kết linh hoạt hơn. Hình thức hợp đồng điện tử giải quyết được các vấn đề về khoảng cách địa lý trong quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế và dịch chuyển lao động toàn cầu.

Nên chọn dịch vụ hợp đồng lao động điện tử ở đâu?

CGV telecom tự hào là nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử chất lượng, nhanh chóng và hiệu quả thông qua giải pháp Mobifone eContract. Khi sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử của CGV telecom bạn sẽ được Miễn phí khởi tạo phần mềm, miễn phí lưu trữ, không giới hạn thời gian sử dụng của các gói tài liệu và đội ngũ tư vấn viên hỗ trợ 24/7. 

CGV telecom cung cấp đầy đủ và đa dạng các phương thức ký số bao gồm: chủ thể có chữ ký số và chủ thể không có chữ ký số như sau:

Luật thương mại điện tử quốc tế cho phép ký hợp đồng từ xa

Trên đây là những chia sẻ của CGV telecom về hợp đồng lao động điện tử và những điều cần phải hiểu rõ để hợp đồng điện tử được đảm bảo tính pháp lý. Trong thời đại kinh tế số hiện nay việc sử dụng phần mềm để hỗ trợ ký hợp đồng điện tử đang dần được các doanh nghiệp quan tâm sử dụng thay thế cho hợp đồng giấy bởi các ưu thế đã đề cập trong bài. Mobifone eContract là giải pháp tối ưu mọi hình thức hợp đồng điện tử, khi sử dụng giải pháp Mobifone eContract bạn có thể tiết kiệm được phần chi phí lớn cho hợp đồng truyền thống. CGV telecom đưa ra các gói dịch tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng, các bạn có thể thỏa sức chọn lựa và thiết kế giải pháp ký số cho riêng mình. Cảm ơn bạn đã theo dõi và hãy liên hệ với CGV telecom để được tư vấn và đăng ký sử dụng miễn phí dịch vụ hợp đồng điện tử ngay nhé, hãy cùng chúng tôi bắt kịp xu hướng và phát triển mạnh mẽ trong thời đại số.