Dịch vụ ghi âm cuộc gọi – Trích xuất cuộc gọi dễ dàng

Hiện nay, dịch vụ ghi âm cuộc gọi là một trong những tính năng tuyệt vời của giải pháp Tổng đài ảo. Doanh nghiệp có thể nghe các file ghi âm cuộc trò chuyện với khách hàng dễ dàng. Từ đó giải quyết được những vấn đề tiềm ẩn ở những cuộc trò chuyện của chuyên viên với khách hàng đồng thời cải thiện dịch vụ khách hàng được tốt hơn. Vậy dịch vụ ghi âm cuộc gọi là gì? và các doanh nghiệp sử dụng ghi âm cuộc gọi để cải thiện chất lượng cuộc gọi cũng như đưa ra những yêu cầu và giám sát điện thoại viên như thế nào, tất cả sẽ được CGV telecom giải đáp qua bài viết sau.

Dịch vụ ghi âm cuộc gọi là gì?

Về cơ bản, Dịch vụ ghi âm cuộc gọi là một trong những tính năng đặc biệt chỉ xuất hiện trên tổng đài ảo mà không có ở các tổng đài truyền thống bình thường.

Tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài cho phép bạn thực hiện cuộc gọi thoại bằng cách sử dụng Internet qua công nghệ VoIP. Chính vì vậy bạn có thể thực hiện các cuộc gọi từ máy tính, điện thoại di động, điện thoại bàn từ bất cứ nơi đâu chỉ cần có thiết bị kết nối Internet.

Cách ghi âm cuộc gọi trên Samsung? Hướng dẫn ghi âm cuộc gọi trên iPhone

Tổng đài ảo có thể đóng vai trò là tổng đài ghi âm cuộc gọi. Trong khi thực hiện bất kỳ cuộc gọi nào bạn đều có thể ghi âm lại cuộc trò chuyện giữa khách hàng và nhân viên. Việc ghi âm lại các cuộc gọi vào và ra qua điện thoại mà các doanh nghiệp cần lưu trữ vì những lý do sau: 

• Cải thiện kỹ năng của nhân viên khi thực hiện cuộc gọi với khách hàng.
• Giám sát các cuộc gọi đến và đi.
• Đánh giá thực tế được phản ứng của khách hàng về dịch vụ công ty.
• Yêu cầu về pháp lý.

Tại sao doanh nghiệp nên có dịch vụ ghi âm cuộc gọi?

Nhu cầu chăm sóc khách hàng ngày càng tăng cao nên việc ghi âm lại những cuộc trò chuyện với khách hàng sẽ giúp bạn nắm bắt được được tâm lý và nhu cầu của khách hàng cần gì. Nếu doanh nghiệp bạn có: 

• Những cuộc gọi có nội dung quan trọng.
• Thường xuyên thực hiện giao dịch với khách hàng qua điện thoại.
• Cuộc gọi phỏng vấn cần phải ghi âm.
• Muốn kiểm soát nội dung của các cuộc gọi vào ra của công ty.
• Cần đánh giá hiệu suất của các bộ phận giao tiếp trực tiếp với khách hàng.

Có thể bạn quên mất chưa bật thiết bị ghi âm cuộc gọi hoặc không có sẵn thiết bị chuyên dụng để thực hiện việc này. Nhưng có một giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện được việc ghi âm cuộc gọi nhanh chóng tiện lợi hơn bao giờ hết đó là sử dụng tổng đài ảo.

Cài đặt ghi âm cuộc gọi đến và đi

Các tính năng nổi bật của dịch vụ ghi âm cuộc gọi

Hệ thống tổng đài ảo CGV telecom là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp có đầy đủ các tính năng của tổng đài chuyên nghiệp với giá cả vô cùng hợp lý. CGV telecom luôn đồng hành cùng bạn để xây dựng đội ngũ Telesales và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Sau đây là một số những tính năng đặc biệt của dịch vụ ghi âm cuộc gọi trên tổng đài CGV telecom.

Dễ dàng xây dựng tổng đài ghi âm cuộc gọi

Việc cài đặt và sử dụng tính năng ghi âm cuộc gọi diễn ra nhanh chóng và dễ dàng

• Bật/ tắt tính năng tự động ghi âm cho một hoặc nhiều user chỉ với một vài cú nhấp chuột.
• Thiết lập tự động ghi âm các cuộc gọi đến cho các phòng ban.
• Nhanh chóng click chọn cuộc gọi vào hoặc ra để ghi âm.
• Có thể chọn lựa tắt tính năng ghi âm ở các phòng ban không cần thiết hoặc yêu cầu không ghi âm các cuộc gọi của cấp Quản lý, Ban Giám đốc.

Phát lại hoặc tải xuống các file ghi âm cuộc gọi bất cứ lúc nào

Bạn có thể ghi âm và lưu trữ file ghi âm trong vòng 30 ngày hoặc đến khi hết dung lượng 10GB bộ nhớ, sau đó tiến hành mua thêm dung lượng lưu trữ nếu cần.

• Truy cập các bản ghi để tải xuống nghe hoặc lưu trữ.
• Không giới hạn số lượng cuộc gọi thực hiện ghi âm.
• Không giới hạn thời gian ghi âm cuộc gọi.
• Các cuộc gọi được lưu trữ trên hệ thống tối đa 30 ngày hoặc cho đến khi bộ nhớ hết dung lượng.
• Có thể mua thêm dung lượng để kéo dài thời gian ghi âm và lưu trữ file ghi âm trên hệ thống.
• Dễ dàng tải xuống một hoặc nhiều bản ghi âm để xem và phát lại.

Các tính năng khác

Tổng đài ảo CGV telecom còn có nhiều tính năng mở rộng như: 

• Sau khi được bật tính năng người dùng có thể chọn ghi âm cụ thể cuộc gọi đến hoặc đi
• Ghi lại cuộc trò chuyện từ mọi thiết bị bất cứ lúc nào 
• Quản lý nhân viên bằng cách chỉ những nhân viên nào được chỉ định và phê duyệt mới có thể truy cập được bản ghi cuộc gọi.
• Xuất báo cáo về các cuộc gọi vào và ra.
• Xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời từ nhiều line khác nhau.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ghi âm cuộc gọi

Ghi âm cuộc gọi trong hoạt động chăm sóc khách hàng được sử dụng rất phổ biến. Nó giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ thành công của công việc từ đó cải tiến được hoạt động chăm sóc khách hàng .

Tổng đài ghi âm cuộc gọi? Cách ghi âm cuộc gọi của người khác

Cải thiện chất lượng dịch vụ ghi âm cuộc gọi đối với khách hàng

Chức năng ghi âm cuộc gọi của của tổng đài ảo giúp bạn cải thiện được dịch vụ chăm sóc hàng của doanh nghiệp vì chủ động lắng nghe được nhu cầu của khách hàng. 

Giám sát cuộc gọi

Những bộ phận thường xuyên phải tiếp nhận cuộc gọi của khách hàng, khi sử dụng dịch vụ ghi âm cuộc gọi doanh nghiệp có thể kiểm soát và theo dõi được nội dung cuộc trò chuyện của khách hàng với nhân viên.

Bạn có thể nghe lại nội dung khi mở lại file ghi âm của cuộc điện thoại quan trọng nào đó để biết được nhân viên hoặc khách hàng đã nói gì? Nhân viên có tư vấn sản phẩm đúng quy trình hay nội dung được yêu cầu không. Từ đó có các biện pháp khắc phục và xử lý phù hợp.

Hướng dẫn và đào tạo nhân viên

Bạn có thể sử dụng chính file ghi âm để làm ví dụ thực tế nhất khi đào tạo nhân viên. Việc sử dụng chính cuộc gọi của một điện thoại viên xuất sắc để làm case study là bài học sát thực và trực quan nhất.

Khi mở đoạn ghi âm bạn có thể chỉ ra những điểm tốt và chưa tốt của điện thoại viên khi trò chuyện với khách hàng. Đào tạo và hướng dẫn bằng ví dụ thực tế bao giờ cũng dễ hiểu và nhớ lâu nhất.

Cách nghe lại ghi âm cuộc gọi trên Samsung

Giải quyết các vấn đề pháp lý

Khi không may xảy ra tranh chấp với khách hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng file ghi âm để làm bằng chứng xử lý các vấn đề pháp lý trước tòa. Bằng cách ghi âm lại cuộc gọi, đảm bảo doanh nghiệp không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào.

Như vậy qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã hiểu tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ ghi âm cuộc gọi. Đây là xu thế hiện nay của các doanh nghiệp để bắt kịp thời đại công nghệ số 4.0. Việc sử dụng dịch vụ ghi âm cuộc gọi của tổng đài ảo CGV telecom giúp bạn lưu trữ được những cuộc trò chuyện quan trọng với khách hàng từ đó đưa ra được những kế hoạch chăm sóc họ tốt hơn và giữ được mối quan hệ hợp tác dài lâu. 

Tổng đài ảo ngoài tính năng ghi âm cuộc gọi thì còn rất nhiều lợi ích khác chờ bạn khám phá. Hãy liên hệ ngay với CGV telecom để tìm được giải pháp tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp mình nhé.