4 Cách ký hợp đồng điện tử chuẩn nhất (2023)

Trong những số trước CGV telecom đã giới thiệu đến bạn đọc hợp đồng điện tử và hợp đồng lao động điện tử, vậy dưới hình thức thông điệp điện tử thì cách ký hợp đồng điện tử được thực hiện như thế nào. Hãy cùng CGV telecom tìm hiểu 3 cách ký hợp đồng điện tử đơn giản nhất qua bài viết sau.

Những phương pháp ký hợp đồng điện tử đơn giản đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và lớn. Vì việc sử dụng hình thức ký số thay thế cho hợp đồng truyền thống không những tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả được khối tài liệu lớn. Cùng nhắc lại khái niệm hợp đồng điện tử là gì trước khi tìm hiểu chi tiết hướng dẫn ký hợp đồng điện tử như thế nào ngay sau đây nhé.

Hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005, định nghĩa hợp đồng điện tử được nêu như sau: Hợp đồng điện tử là loại hình hợp đồng các bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của việc xác lập, ký kết, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ về hoạt động gửi đi, nhận lại và lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện, điện tử kỹ thuật số, quang học,…

Các doanh nghiệp, tổ chức đang dần áp dụng chữ ký số trong các giao dịch – Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy truyền thống. Vậy hợp đồng được thiết lập, nhận lại, gửi đi và lưu trữ trên các phương tiện điện tử được gọi là hợp đồng điện tử.

4 cách ký hợp đồng điện tử đơn giản nhất

Cùng tham khảo 4 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay qua những thông tin dưới đây nhé.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số

Với hợp đồng giấy truyền thống, các bên sẽ thỏa thuận và ký trực tiếp vào văn bản. Còn với hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng chữ ký số để thực hiện giao kết theo 3 cách như sau:

1.1 Ký hợp đồng điện tử bằng Token

Chữ ký số Token hay USB Token là một thiết bị chứa các dữ liệu được mã hóa thông tin của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. USB token có tính riêng biệt, khác nhau giữa các doanh nghiệp.

CGV telecom hướng dẫn bạn 3 bước ký hợp đồng điện tử thực hiện dễ dàng nhất bằng USB Token

Bước 1: Cài đặt thiết bị

Cài đặt phần mềm chứng thực chữ ký số vào PC và chạy chương trình

Bước 2: Đổi mật khẩu để bảo vệ thiết bị

Sau khi cài đặt xong phần mềm sẽ yêu cầu bạn đổi PIN CODE, người dùng thao tác đổi mật khẩu để bảo vệ thiết bị

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký USB token đã được mã hóa

1.2 Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Các bên ký hợp đồng trên giấy sau đó scan chữ ký đó dưới dạng PDF hoặc ảnh

Bước 2: Sử dụng file scan chữ ký đó cho các giao dịch hợp đồng, có giá trị giống với chữ ký tươi thông thường.

1.3 Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh 

Bước 1: Giống như chữ ký scan, người thực hiện sẽ ký hợp đồng trên giấy sau đó chụp lại chữ ký, chữ ký này được gọi là chữ ký ảnh.

Bước 2: Chữ ký ảnh được chuyển thành các file và chèn vào các file của hợp đồng. Thực hiện xong hợp đồng được thực hiện tiếp các thủ tục khác và có giá trị pháp lý tương tự như chữ ký tươi.

Có 3 cách ký hợp đồng điện tử, giúp bạn dễ dàng thực hiện giao dịch mà không mất thời gian và chi phí đi lại.

Ký hợp đồng điện tử theo hình thức đưa bản mềm giấy lên website

Bước 1: Người sử dụng soạn thảo phần mềm trên giấy.

Bước 2: Đưa hợp đồng lên website, các bên sẽ nhấp và nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên xác nhận.

Bước 3: Các bên tham gia ký trên hợp đồng đã được tải lên

Ký hợp đồng điện tử hình thức giao dịch tự động

Hợp đồng điện tử qua giao dịch tự động là nội dung không được soạn sẵn mà có sẵn hợp đồng khung và máy tính nhập thông tin khách hàng vào.

Bước 1: Nhập thông tin theo mẫu trên máy tính

Bước 2: Máy tính nhận dữ liệu và hiển thị thông tin về hợp đồng

Bước 3: Khách hàng ký kết, sao lưu 1 bản được gửi về email hoặc tin nhắn SMS cho khách hàng

Ký hợp đồng điện tử hình thành qua email

Hợp đồng điện tử qua Email không thuộc trường hợp bị cấm và đây cũng là một trong những cách ký hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay. Cụ thể nó sẽ được thực hiện như sau:

Người gửi hợp đồng:

Bước 1: Người thực hiện soạn hợp đồng giống như hợp đồng văn bản truyền thống

Bước 2: Gửi bằng email và chờ xác nhận của khách hàng

Người nhận hợp đồng:

Bước 1: Mở hợp đồng trên email

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Bước 3: Ký kết hợp đồng

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng

Cách ký hợp đồng điện tử đơn giản nhất sẽ được thực hiện theo một quy trình chuẩn mực. Cụ thể quy trình kí kết hợp đồng điện tử như sau:

Bước 1: Truy cập email để xem hợp đồng điện tử

Sau khi cài đặt thành công phần mềm hợp đồng điện tử thì bên A sẽ phải gửi hợp đồng cho bên B để ký. Bên B truy cập vào link được gửi qua mail để xem hợp đồng

• Mở email bằng điện thoại, laptop,…nếu ký hợp đồng bằng USB token thì phải mở hợp đồng bằng máy tính có cổng cắm USB
• Nhấp vào “ Xem tài liệu”
• Đăng nhập vào phần mềm bằng tên email và mã truy cập được gửi qua email.
• Xem xét nội dung điều khoản và vị trí ký kết trong hợp đồng
• Điền thông tin (nếu cần)

Bước 2: Rà soát kỹ hợp đồng

• Rà soát lại nội dung hợp đồng trước khi thực hiện các bước tiếp theo
• Nhấn “Xác nhận” đối với điều khoản đồng ý
• Nhấn “ Từ chối” đối với điều khoản không đồng ý
• Điền thông tin khác (nếu cần)

Lưu ý:

Nếu có người nhấn “Từ chối” thì hợp đồng sẽ dừng lại luồng ký và không chuyển đến cho những người tiếp theo cần ký. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến người soạn hợp đồng và người đã ký trước đó.

Người soạn cần chỉnh lại hợp đồng đúng yêu cầu, hoặc thỏa thuận thêm sau đó tiến hành ký tiếp. Khi nào tất cả các điều khoản đều được “Xác nhận” thì mới được chuyển đến các bước sau. Trường hợp hợp đồng đang được ký dở thì nhấn “ Lưu thao tác” để hoàn thành sau.

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng điện tử

• Chọn ký hiệu bút ký trên hợp đồng điện tử.
• Chọn hình thức ký: Ký bằng cách vẽ trực tiếp lên màn hình hoặc ký bằng file ảnh có sẵn chữ ký.
• Nhấn “Điền chữ ký vào hợp đồng”
• Nhấn “Đồng ý với các điều khoản của văn bản điện tử”. Sau đó việc ký kết

Báo giá hợp đồng điện tử? Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử Viettel chuyên nghiệp, nhanh chóng

Nên chọn dịch vụ ký hợp đồng điện tử ở đâu uy tín

Bên cạnh những ưu điểm và lợi thế của hợp đồng điện tử thì một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp đang cân nhắc khi sử dụng hợp đồng điện tử chính là tính pháp lý. Lựa chọn nhà cung cấp hợp đồng điện tử ở đâu để đảm bảo đúng pháp luật, nhanh chóng và giá cả hợp lý là điều mà các doanh nghiệp hiện nay đang tìm kiếm.

CGV telecom là đại lý xuất sắc nhiều năm liền của Viettel –  một trong những ông lớn trong ngành viễn thông và công nghệ thông tin ở Việt Nam. CGV telecom tự tin khẳng định chất lượng dịch vụ hợp đồng điện tử mang tới khách hàng là chính xác, minh bạch và thực thi đúng pháp luật. Giải pháp hợp đồng điện tử Mobifone eContract của CGV telecom có tất cả các chức năng của phần mềm quản lý hợp đồng cho một doanh nghiệp như sau

Mobifone eContract có đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp bao gồm: khởi tạo, ký kết, quản lý người dùng, quản trị hệ thống.

Là một sản phẩm của công ty viễn thông công nghệ hợp tác với tập đoàn cấp quốc gia Viettel, cùng những tính năng đa nhiệm, Mobifone eContract xứng đáng là giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp, tổ chức.

Mỗi giao dịch sẽ có những cách ký hợp đồng điện tử khác nhau nên bạn cần nắm rõ được đặc điểm và các yêu cầu của từng giao dịch để ký kết theo đúng quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền lợi của bản thân, của doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Trên đây CGV telecom đã giới thiệu đến bạn các cách ký hợp đồng điện tử dễ dàng nhất cùng giải pháp Mobifone eContract giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận những tiến bộ mới của công nghệ thông tin, tiết kiệm được chi phí vận hành và gia tăng lợi nhuận.